SIAP

(Berita-Bisnis) – PON XVIII diadakan di Pekanbaru pada tanggal 9 – 20 September 2012. Setelah melakukan peninjauan lokasi beberapa hari sebelumnya, satu atau dua hari sebelum pembukaan dilakukan oleh Presiden RI, Menteri Pemuda dan Olahraga mengeluarkan pernyataan: semuanya siap.

Sementara itu, sejak beberapa minggu sebelumnya -dan masih terus berlangsung selama pelaksanaan kegiatan- semua media melaporkan hal sebaliknya. Mulai dari arena yang belum rampung, arena yang tidak memenuhi kualifikasi, kisruh tempat penginapan atlet, transportasi yang berantakan, dan sebagainya.

Apakah kementerian tidak mengikuti berita? Unlikely! Jadi, apa yang membuat menteri-nya dengan penuh percaya diri mengatakan “siap”?

Ada banyak sudut pandang yang bisa dipakai untuk menganalisis situasi ini. Anda bisa saja memandangnya dari sisi politik, dan lain-lain. Saya tidak ingin masuk ke ranah politik, jadi mari kita ambil pelajaran manajemennya saja.

Pertama, kelihatannya sang Menteri memiliki definisi dan ekspektasi yang berbeda dengan media mengenai tingkat kesiapan. Untuk para media, “siap” itu adalah segala sesuatu telah diuji coba, tersedia, memenuhi standar tertentu, dan tertata dengan baik, beberapa minggu sebelum acara digelar. Untuk menteri mungkin beda. “Siap” merujuk ke situasi “yang penting tersedia, apa pun kondisinya”.

Jadi -pelajaran manajemennya- adalah sangat penting bagi seluruh organisasi untuk memiliki definisi yang sama mengenai suatu situasi, terutama situasi yang penting dan kritikal. Dengan demikian, seluruh organisasi dapat mengukur progres dan pencapaian hasil dengan “kaca mata” yang sama.

Rumus umum penyamaan persepsi adalah “semakin kuantitatif, semakin baik”. Misal, arena pertandingan harus diselesaikan sebelum pertandingan dimulai. Itu adalah situasi yang sangat kabur, karena mengijinkan arena tersebut selesai bahkan satu menit sebelum pertandingan dimulai. Jadi, lebih baik bila dirumuskan: arena harus diselesaikan 2 (dua) minggu sebelum pertandingan dimulai.

Beberapa perusahaan bahkan membedakan hari kerja dengan hari kalender. Kata “seminggu” bisa berarti 7 (tujuh) hari kalender, tetapi juga bisa berarti 5 (lima) atau 6 (enam) hari kerja. Tentu saja, tingkat kerincian ini tergantung dengan situasi dan kondisi lagi.

Kedua, kelihatannya sang Menteri tidak mementingkan unsur kualitas. Hotel dengan kualitas rendah, lapangan tergenang air, dan sebagainya bukan masalah.

Bila Anda tidak ingin hal tersebut berlangsung di organisasi, gunakan term of reference. Misal, arena olahraga harus selesai maksimum 2 minggu sebelum pertandingan pertama dimulai. Sarana harus sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh asosiasi cabang olahraga yang bersangkutan. Dengan demikian, Anda memasukkan unsur kualitas di dalamnya.

Hal itu yang kelihatannya tidak ada di PON Riau. Itu sebabnya, lapangan tembak tidak memiliki penghalang cahaya seperti standar, dinding di belakang sasaran tembak tembus oleh peluru.

Ketiga, jelas sekali project management penyelenggaraan PON ini kacau balau. Di kata sambutannya, Gubernur Riau mengatakan bahwa “tidak mudah menyelenggarakan PON”. Saya tidak tahu arah dari kalimat di atas. Apakah itu adalah semacam excuse untuk menjawab tudingan “tidak siap” dari media? Atau semacam pujian untuk diri sendiri karena menteri mengatakan PON “siap”.

Tetapi buat saya, itu adalah statement yang sangat normatif. Semua orang tahu, tidak mudah menyelenggarakan pesta olah raga besar semacam PON.

Ada dua pelajaran manajemen di sini. Pertama, jangan ambil tanggung jawab yang tidak bisa Anda penuhi. Misal, menerima order penjualan jauh melebihi kapasitas produksi, membeli bahan baku besar-besaran, dan lain sebagainya. Kedua, bila organisasi telah mengambil komitmen, penuhi! Jalankan project management dengan disiplin.

Project management ini sangat sederhana. Ia merupakan daftar aktivitas yang harus dilakukan beserta tanggal target penyelesaiannya. Ia juga mencantumkan orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan. Tentu saja, aktivitas-aktivitas tersebut dapat dikelompokkan menjadi beberapa kelompok besar. Itu yang disebut milestone.

Untuk memastikan tidak ada yang meleset, atau setidaknya dapat mengantisipasi tantangan yang muncul di sepanjang jalan. Dengan demikian, permasalahan dapat diselesaikan dengan tepat waktu.

Jadi, “siap” itu sangat relatif. Ia tergantung pendefinisian.

Penulis adalah seorang praktisi strategi bisnis
Penulis bisa dihubungi di: jopiejusuf@gmail.com